RESUMO EM 3 PONTOS
- Bons candidatos à automação são tarefas repetidas, com regras claras e que hoje dependem de copiar e colar.
- Antes de automatizar, anote o passo a passo real da tarefa e quanto tempo ela leva por semana.
- Automatize primeiro o que é simples e frequente; deixe para depois o que muda toda vez ou exige julgamento.
O trabalho que ninguém vê
Em quase toda empresa existe um trabalho invisível: alguém copia o pedido do WhatsApp para uma planilha, depois da planilha para o sistema de notas, depois manda uma mensagem avisando que está pronto. Cada passo leva poucos minutos e, por isso, ninguém acha que é um problema.
O problema aparece na soma. Poucos minutos, várias vezes por dia, todos os dias do mês, viram horas de trabalho repetido. Horas que poderiam estar indo para atender melhor, vender mais ou simplesmente terminar o expediente no horário.
Automatizar é fazer o computador cuidar desses passos repetidos. Mas nem toda tarefa deve ser automatizada, e começar pela errada é a forma mais rápida de gastar dinheiro sem ver resultado.
Os quatro sinais de uma boa candidata
Uma tarefa costuma valer a pena quando reúne estas características:
- Acontece muitas vezes. Diariamente ou várias vezes por semana. Uma tarefa que aparece duas vezes por ano raramente compensa.
- Segue sempre a mesma regra. Se dá para explicar em passos do tipo "quando chegar isto, faça aquilo", o computador consegue repetir.
- Envolve copiar informação de um lugar para outro. Digitar de novo um dado que já existe em outro canto é o sinal mais claro de todos.
- Um erro de digitação causa problema. Valor errado no orçamento, endereço trocado, pedido esquecido. Quando o passo é automático, esse tipo de erro some.
Já as tarefas que mudam toda vez, dependem de conversa ou de uma decisão de alguém experiente são candidatas fracas. Nesses casos, a tecnologia pode ajudar a organizar a informação, mas a decisão continua com uma pessoa.
Como mapear sem complicar
Você não precisa de consultoria para fazer o primeiro mapa. Durante uma semana, peça para cada pessoa da equipe anotar, num papel ou numa nota do celular, as tarefas repetidas que fez e quanto tempo levou em cada uma. No fim da semana, junte tudo numa lista.
- Anote a tarefa com um verbo: "passar pedidos do WhatsApp para a planilha".
- Escreva os passos como acontecem hoje, de verdade, e não como deveriam acontecer.
- Marque quantas vezes por semana ela aparece e quanto tempo leva cada vez.
- Indique onde a informação nasce e para onde ela vai (WhatsApp, planilha, sistema, e-mail).
- Circule os passos em que alguém copia e cola ou digita de novo.
Só esse exercício já costuma revelar surpresas: tarefas que todos achavam rápidas e que, somadas, ocupam uma parte grande da semana. Se quiser ajuda para fazer essa conta, marque uma conversa.
Por onde começar
Com a lista em mãos, ordene as tarefas por dois critérios: quanto tempo elas consomem e quão simples é a regra. As melhores para começar são as que aparecem no alto das duas listas ao mesmo tempo: muito tempo gasto e regra simples.
Evite começar pela tarefa mais complexa da empresa. Uma primeira automação pequena, que funciona e que a equipe vê funcionando, cria confiança para as próximas.
Para começar
Automatizar não é substituir pessoas, é tirar delas o trabalho que não precisa de uma pessoa. O primeiro passo é enxergar esse trabalho, e isso você consegue fazer nesta semana, com papel e caneta.
Na prática. Escolha uma única tarefa que aparece todo dia e envolve copiar e colar. Escreva o passo a passo dela. Esse é o seu primeiro candidato.
Quando a lista estiver pronta, traga para uma conversa. A gente ajuda a separar o que vale automatizar agora, o que pode esperar e o que funciona melhor continuando manual. Veja também as soluções que costumamos entregar.